Un plan de contingencia es un conjunto de procedimientos e instrucciones alternativos a las condiciones operativas normales de la Empresa, de forma que se permita el funcionamiento de esta, a pesar de que algunas de sus funciones dejen de hacerlo por culpa de algún incidente o ciertas condiciones externas ajenas a la organización. El Plan de Contingencia deberá estar basado en una evaluación de riesgos que permita identificar un conjunto de medidas y acciones básicas concretas de respuesta, que se deberían tomar para afrontar de manera adecuada y efectiva, posibles incidentes, accidentes y/o estados de emergencias que pudieran ocurrir tanto en las instalaciones como fuera de ellas.
1. Identificar recursos y priorizarlos
Examinemos la organización en su interior. Todas tienen recursos prescindibles y otros que nunca pueden fallar. Estos últimos son los que debemos priorizar. Empleados, comunicaciones, sistemas de TI, algunos activos físicos resultan esenciales para mantener el negocio operativo. El primer paso es, por tanto, hacer una lista de los recursos, priorizando los imprescindibles, considerando otros que, aunque importantes, podrían quedar fuera, y por último aquellos que definitivamente no son esenciales.
2. Identificar riesgos clave
En este punto, la participación de los empleados resulta esencial. Es básicamente una evaluación de riesgos típica. Se escucharán muchas ideas “locas”. Pero todas resultarán útiles. También se pueden buscar opiniones o asesoría en organizaciones del mismo sector que ya hayan diseñado un plan de contingencia.
3. Clasificar los riesgos según la prioridad
Tenemos los recursos esenciales y los riesgos que pueden afectar en ellos. Ahora se clasifican dependiendo de la urgencia o prioridad de la amenaza. Al igual que en una evaluación tradicional, la probabilidad y el impacto son los factores determinantes para asignar un valor de prioridad. Usualmente se hace con un gráfico de dos vectores. Uno de ellos es la probabilidad de ocurrencia y el otro el impacto negativo.
4. Elaborar el plan de contingencia
En este punto podríamos abrir el plan de contingencia de acuerdo con diferentes escenarios. Se podría decir que se redacta un plan de contingencia para cada situación particular. Esto implica, por supuesto, considerar y definir las acciones que se tomarán para contrarrestar el efecto negativo de cada situación. Por ejemplo, si las instalaciones de la organización resultan ser inhabitables, la solución es contar con un espacio alterno de emergencia que pueda ser habilitado y acondicionado en menos de 24 horas.
Como se trata de procedimientos, un diagrama de flujos viene bien. Esto permite incorporar información completa y práctica, ya que la presentación visual ayuda a las personas a entender el plan y ejecutarlo con precisión cuando sea necesario.
Además, la redacción del plan requiere plantearse situaciones hipotéticas con realismo. Es importante pensar que la situación está ocurriendo e impartir instrucciones claras sobre lo que es preciso hacer, para contrarrestarla e impedir que el negocio se paralice.
5. Compartir el plan
Una vez revisado y corregido, es importante asegurarse de que todos los empleados puedan acceder al plan. Además, los planes de contingencia no pueden ser estáticos o estar escritos en piedra. Necesitan ser revisados y actualizados cada cierto tiempo porque, por un lado, la evolución de la tecnología nos hace afrontar nuevos desafíos y nos aporta respuestas innovadoras; por otra parte, los recursos que hoy consideramos esenciales, mañana pueden no serlo. De ahí que el plan deba ser revisado periódicamente y cuando esto suceda, debe informarse de ello a los empleados.
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